Уход главного бухгалтера без организованного процесса передачи дел может нанести компании серьезный ущерб. Из-за отсутствия или утери первичных документов, искажения отчетности предприятию могут доначислить налоги и штрафы. Поэтому в интересах бизнеса расстаться с главным бухгалтером правильно.
Наиболее распространенные ошибки, которые допускают руководители при уходе главного бухгалтера, следующие.
Упускают важность ИТ-составляющей
Именно главный бухгалтер имеет доступ ко всей системе информационных технологий, которые применяются в бухгалтерии компании. Например, в фирме могут работать система электронного архива и/или документооборота, приложение по учету командировочных расходов, личный кабинет сотрудника по учету рабочего времени, программное обеспечение для товарного/складского учета или интернет-магазина, онлайн-касса и т.п.
Помимо этого, главный бухгалтер в силу должности обладает доступом к электронным сервисам для сдачи отчетности, личному кабинету юридического лица в налоговой инспекции, таможне и в прочих государственных органах.
Информация из всех этих систем, как правило, попадает в основную бухгалтерскую программу, учитывается при финансовом планировании и составлении отчетности. В связи с этим в процессе приема-передачи дел бухгалтер должен описать работу этих систем, предоставить по ним методические обучающие материалы, инструкции, логины и пароли.
Руководителю необходимо дать задание своей ИТ-службе своевременно отключить доступ уходящего специалиста к перечисленным выше системам во избежание утечки конфиденциальной информации.
Не уделяют внимания оригиналам первичных документов
Несмотря на постепенный переход на электронный документооборот, во многих первичных бухгалтерских документах все еще требуется личная подпись главного бухгалтера. В частности, обязательна подпись на таких документах, как счет-фактура и кассовые документы. Более того, у главного бухгалтера могут быть расширенные права на подпись по доверенности от руководителя, (например, на кадровых или внутренних документах организации).
Отсутствие подписи уполномоченного лица на первичных документах может иметь серьезные последствия для компании, в том числе налоговые — такой документ не может быть принят к учету.
По общему правилу, первичные документы должны храниться не менее пяти лет. Поэтому руководителю необходимо выборочно проверить папки с документами за этот период на предмет наличия подписей.
Теперь рассмотрим порядок грамотного процесса приема-передачи дел от главного бухгалтера, чтобы предотвратить риски для бизнеса.
Что нужно сделать руководству при уходе главбуха
В первую очередь, издается приказ о приеме-передаче дел новому сотруднику, заместителю, если имеется, или непосредственно руководителю компании.
В приказе следует утвердить порядок приема-передачи дел главного бухгалтера, сроки и причину его проведения, указать работников, которые несут ответственность за его выполнение. Приказ подписывается всеми лицами, которые в нем упомянуты.
Сам процесс приема-передачи дел может выглядеть так:
Передача документов по описи
Это касается учредительных и регистрационных документов компании, а также всех прочих документов, имеющих отношение к ведению бухгалтерского и налогового учета: учетная политика, бухгалтерская, налоговая и статистическая отчетность, первичные учетные документы, акты налоговых проверок и сверок с контрагентами и др.
Инвентаризация имущества
Перед уходом главного бухгалтера важно проверить соответствие фактического наличия имущества остаткам на счетах. Инвентаризация обязательна в случае, когда в трудовом договоре с главным бухгалтером есть условие о полной материальной ответственности или когда ее проведение зафиксировано в локальном нормативном акте организации.
Тем не менее, в остальных случаях инвентаризацию рекомендуется проводить, иначе при выявлении недостачи или утраты имущества, руководителю будет сложно доказать, что они произошли в период работы главного бухгалтера, и взыскать с него убытки.
Инструкция от уходящего специалиста
Важно получить информацию по состоянию учета в организации, незакрытым вопросам, задачам, требующим контроля со стороны нового сотрудника, несданной отчетности, состоянии сверки по налогам и взносам. Пояснения позволят оценить текущее положение дел в компании и выявить отсутствие документов или недочеты в работе предыдущего главного бухгалтера, а также разграничить ответственность между старым и новым сотрудником.
Подготовка акта о приеме-передаче дел
В акте необходимо зафиксировать всю информацию, полученную в процессе передачи дел – например, об отсутствии либо некорректном оформлении первичных документов, пояснения главного бухгалтера по вопросам учета, результаты инвентаризации и т. д. Кроме того, руководитель должен убедиться в том, что специалист отразил все операции в учете и своевременно сдал налоговую, финансовую и статистическую отчетность за период действия его полномочий.
Также руководителю необходимо:
- Принять от главного бухгалтера печать организации, ключи от сейфа, электронные ключи от систем «Клиент-Банк», ЭДО, сервисов сдачи отчетности (Такском, Контур и т. д.); пароли от личных кабинетов организации (ФНС, ФСС, ФТС и прочее).
- При необходимости переоформить электронный ключ на систему «Клиент-Банк», если сотрудник имел право подписи.
- Отозвать доверенности, оформленные на главного бухгалтера.
- Поменять пароли и закрыть доступы бывшего работника к информационным базам компании, а также к прочим электронным сервисам, имеющим отношение к организации.
С какими нарушениями может столкнуться руководитель в процессе передачи дел и как с ними быть?
- Несданная отчетность. Такие ситуации могут возникнуть, когда главный бухгалтер увольняется в отчетный период (январь—апрель, июль, октябрь) и не успевает сдать отчетность до увольнения. Если сроки сдачи отчетности приближаются, то новому бухгалтеру стоит сдать отчет на основании тех данных, которые занесены в бухгалтерскую программу. Это позволит избежать штрафа за несданную отчетность. Впоследствии можно подать уточненную декларацию с обновленными данными: срок для подачи не ограничен (но составляет три года, если выявлена переплата налога).
- Отсутствие первичных документов. Это могут быть как документы от контрагентов, так и внутренние распорядительные документы (приказы, бухгалтерские справки). Большинство внутренних документов можно восстановить, распечатав их из бухгалтерской программы и подписав уполномоченными лицами (по умолчанию — руководителем). У контрагентов же можно запросить дубликаты, оформив запрос на официальном бланке компании.
В случае серьезных нарушений в ведении учета у компании есть год с момента обнаружения ошибки, чтобы привлечь бывшего сотрудника к ответственности.
Источник: РБК Pro
