Непрофильные отделы компании (например, IT, кадровая служба, отдел бухгалтерии) должны работать максимально эффективно. Но как обеспечить соблюдение нормативно-правовых требований и достичь гибкости в выборе ресурсов и компетенций? В этом материале рассказываем о том, в каких случаях и каким образом можно передать функции на аутсорсинг.
Что такое аутсорсинг
В наше время горизонт планирования сильно сократился. Стало сложно набирать сотрудников с расчетом на будущее, риски возросли. Если объем продаж компании резко снижается или, наоборот, возрастает, необходимо оперативно увольнять или, соответственно, набирать персонал, чтобы проактивно реагировать на изменения. На практике это сделать не всегда возможно. Более того, на российском рынке стало значительно меньше квалифицированных кадров, а по некоторым позициям, например, по бухгалтерам, ситуация стала довольно критичной. В такой ситуации может помочь аутсорсинг.
Аутсорсинг – это модель удаленного найма, при которой компания передает выполнение своих задач третьим лицам, специализирующимся в нужной области. Главные преимущества такого шага – экономия времени и привлечение высококвалифицированных кадров. На аутсорсинг можно передать, например, бухгалтерию, IT, HR, и т.д. Но уникальные функции и ключевые бизнес-процессы всегда остаются в ведении руководителей и собственников фирмы.
Виды аутсорсинга
Аутсорсинг позволяет передать на внешнее исполнение множество бизнес-процессов, что помогает компаниям оптимизировать работу и снизить затраты. Рассмотрим основные виды аутсорсинга.
- Аутсорсинг бухгалтерии. Включает ведение бухгалтерского и налогового учета, сдачу отчетности, расчет налогов, подготовку платежных поручений и ведение регистров. Компании часто передают на аутсорсинг полное или частичное ведение бухгалтерии для снижения рисков ошибок и штрафов.
- IT-аутсорсинг. Включает управление инфраструктурой, техническую поддержку, разработку и внедрение программного обеспечения. Эта услуга помогает компаниям поддерживать ИТ-системы без необходимости держать внутренний ИТ-отдел.
- HR-аутсорсинг. Включает расчет заработной платы, кадровый учет и администрирование. Компании передают эти процессы на аутсорсинг для оптимизации управления персоналом и соблюдения норм трудового законодательства, что позволяет сосредоточиться на более стратегических вопросах.
- Маркетинговый аутсорсинг. Включает разработку и реализацию маркетинговых стратегий, анализ рынка и рекламные кампании. Компании пользуются этой услугой для повышения эффективности своих маркетинговых активностей.
- Производственный аутсорсинг. Передача на внешнее исполнение производственных процессов, включая закупки, логистику и транспортировку. Это помогает компаниям улучшить производственные цепочки и сократить расходы на внутренние ресурсы.
Каждый из видов аутсорсинга можно адаптировать под конкретные задачи бизнеса, что позволяет гибко управлять ресурсами и повышать операционную эффективность.
Кому нужен аутсорсинг?
Аутсорсинг подходит для разных типов компаний, независимо от их размера или этапа развития. Каждая категория бизнеса может извлечь выгоду из делегирования бизнес-процессов внешним профессионалам. Вот как различные компании могут использовать аутсорсинг.
Малый бизнес
Небольшие компании зачастую сталкиваются с проблемой ограниченности ресурсов, и аутсорсинг помогает им оптимизировать затраты. Вместо того, чтобы нанимать полный штат сотрудников, они могут получить доступ к услугам профессионалов высокого уровня без постоянных затрат на заработную плату, налоги и обучение. Это особенно важно для таких задач, как бухгалтерский учет и кадровые процессы, которые требуют точности и соответствия требованиям законодательства.
Средний бизнес
Для средних компаний аутсорсинг предоставляет возможность масштабироваться и оставаться гибкими без значительных вложений в инфраструктуру и расширение внутренних отделов. Вместо того, чтобы увеличивать расходы на управление персоналом или IT-поддержку, компании могут гибко распределять ресурсы, передавая задачи внешним специалистам, что позволяет сосредоточиться на стратегическом росте.
Крупный бизнес
Крупные компании используют аутсорсинг для оптимизации затрат, минимизации рутинных операций и повышения эффективности. Внешние провайдеры могут взять на себя выполнение задач, таких как бухгалтерия, кадровое администрирование, IT-обслуживание, маркетинг, позволяя компании сосредоточиться на развитии и решении ключевых бизнес-задач.
Этапы перехода на аутсорсинг
Рассмотрим несколько моментов, которые следует учесть перед тем, как передавать дела.
- Если вам близка идея микроменеджмента – аутсорсинг вряд ли вам подойдет, так как он предполагает передачу контроля над бизнес-процессами кому-то извне. Психологически это может быть очень непросто, но нужно быть к этому готовым.
- Нужно помнить, что аутсорсинг не всегда несет очевидную экономическую выгоду. Зато он позволяет получить более качественный продукт/ услугу, разгрузить внутреннюю службу, снять риски с компании.
- Прежде чем передавать что-либо на аутсорсинг, стоит провести подробный и беспристрастный анализ дел в вашей компании. Задайте правильные вопросы и ответьте на них честно. Может оказаться, что есть какая-то особенно чувствительная информация, утечка которой крайне нежелательна. Потенциальным препятствием может быть география деятельности фирмы, те или иные особенности бизнес-процессов и т.д. Найдите все «узкие горлышки», которые могут осложнить передачу дел. Если их не получится устранить или обойти – лучше отказаться от этой затеи.
Итак, все моменты учтены, и вы все-таки решились передать процесс на аутсорсинг. Такая передача будет состоять из нескольких этапов.
I этап – Анализ состояния
Стоит понять, каких целей вы хотите достичь, и изучить конкурентную среду. Необходимо выбрать стратегические приоритеты и выявить проблемы, которые могут помешать развитию компании. На этом этапе происходит определение работ для аутсорсинга и оценка их стоимости. Создайте рабочую группу по передаче дел, которая будет проводить мозговые штурмы, сбор информации и обсуждение.
II этап – Принятие решения
Важно проанализировать плюсы и минусы решения о привлечении внешнего провайдера, сделать выводы о его эффективности. Далее необходимо определить цели проекта, руководителя процесса и сформировать рабочую группу, согласовать с топ-менеджментом бизнес-процессы, передаваемые на аутсорсинг, а также сформировать требования к подрядчику. Генеральный директор или собственник бизнеса принимает окончательное решение о передаче дел.
III этап – Выбор партнера
Самый ответственный этап. Если сделать неправильный выбор, договор впоследствии придется расторгать и все начинать заново. Необходимо провести анализ рынка и проверить репутацию предполагаемых партнеров. Выбранные провайдеры сравниваются по следующим параметрам:
- скорость реакции на запросы;
- какие услуги включаются в договор;
- как влияет численность компании на стоимость услуг;
- как компания контролирует своих сотрудников;
- как взаимодействовать, если что-то пошло не так;
- какой уровень квалификации специалистов;
- кто несет ответственность в случае ошибок;
- как расторгать договор;
- все ли в порядке с уровнем безопасности и поддержанием конфиденциальности информации на стороне партнера.
IV этап – Разработка проекта договора
На этом этапе разрабатываются условия, которые необходимо закрепить с выбранной компанией. Крайне важно донести до провайдера на аутсорсинге цели и задачи предельно четко – ошибки в коммуникации и недопонимание неприемлемы. Все моменты уточняются, обе стороны должны понимать требования на 100%. Условия обсуждаются совместно с учетом задач, целей и сроков. Для этой задачи подключаются юристы.
V этап – Переход на новый формат
Необходимо выстроить процесс таким образом, чтобы все его участники, как внутренние, так и внешние, знали свои зоны ответственности. Передача должна быть организована грамотным образом и согласована с вовлеченными сторонами, чтобы штатные сотрудники и команда на аутсорсинге действовали в синергии, а не препятствовали действиям друг друга. Также требуется определить контактное лицо/ команду на стороне компании, которая будет взаимодействовать с провайдером.
Далее составляется план работ с конкретными сроками и ответственными сотрудниками. Этому стоит посвятить отдельное время, чтобы передача дел прошла гладко.
VI этап – Функционирование проекта
Сотрудник, ответственный за взаимодействие с подрядчиком, периодически информирует руководство о состоянии дел, выявляет моменты, которые необходимо дополнительно обсудить с подрядчиком, оценивает качество предоставляемого сервиса.
Плюсы и минусы аутсорсинга
Преимущества аутсорсинга
- Доступ к квалифицированным специалистам
Аутсорсинг предоставляет доступ к профессионалам с обширным опытом и высокими стандартами качества в своей сфере (например, бухгалтерии, IT или маркетинге), что позволяет обеспечить высокое качество услуг без необходимости нанимать внутренних сотрудников.
- Актуальность контексту и соответствие стандартам
Сложные вопросы, с которыми специалисты по аутсорсингу сталкиваются ежедневно, помогают поддерживать высокую осведомленность о нововведениях и быть в курсе актуальных изменений в отрасли. Это обеспечивает точное соответствие услуг текущим стандартам и законодательным требованиям.
- Гибкость и масштабируемость
Аутсорсинг позволяет компаниям быстро адаптироваться к изменениям на рынке, увеличивая или сокращая объемы передаваемых задач в зависимости от текущих потребностей бизнеса.
- Фокус на стратегических задачах
Делегируя такие задачи, как бухгалтерский учет или кадровое администрирование, внешним специалистам, компании могут сосредоточиться на ключевых процессах и стратегическом развитии.
Риски аутсорсинга
- Понимание передаваемых операций
Выбор задач для аутсорсинга требует глубокого понимания основных процессов компании. Ключевые функции или процессы, основанные на уникальных ресурсах или специфическом персонале, не всегда могут быть переданы на аутсорсинг.
- Необходимость детализированного договора
Для достижения баланса интересов сторон необходим максимально детализированный договор. Важно достичь полного взаимопонимания и согласовать все детали перед подписанием, чтобы избежать недоразумений.
- Потенциальное снижение контроля
Отсутствие контроля над операциями внешнего подрядчика и их интеграции в корпоративную стратегию может привести к проблемам. Поэтому так важно правильно оценить компетенции и технические умения аутсорсингового партнера.
- Сложности с завершением сотрудничества
Часто компании не имеют четкой стратегии завершения отношений с подрядчиком. Многим руководителям проще продлить договор, чем искать нового провайдера, однако важно быть готовым к расторжению контракта еще на этапе его заключения.
Рекомендации по минимизации рисков
Рассмотрим, как минимизировать риски на примере передачи бухгалтерского учета на аутсорсинг:
- Рекомендуем начать с внутренней работы: анализ текущего процесса. Как осуществляется бухгалтерия сейчас, есть ли какая-либо специфика? Это поможет правильно передать функционал и, возможно, найти узкие места;
- Определите состав команд с обеих сторон. Позаботьтесь о том, чтобы все участники процесса обладали необходимой информацией и доступом к обсуждаемым проектам;
- Распределите роли и сформулируйте четкое описание результатов работы. Для этого необходимо внимательно изучить коммерческое предложение и проговорить, что включено в пакет услуг, что предоставляется за дополнительную стоимость, а что подрядчик не сможет реализовать совсем. Все это позволит получить тот результат, который вы ожидаете и избежать незапланированных расходов.
Аутсорсинг может стать ключевым фактором в повышении эффективности и гибкости вашего бизнеса, если правильно подойти к его внедрению. Понимание различных видов аутсорсинга и их применимости для вашего бизнеса, а также грамотное планирование каждого этапа передачи функций на аутсорсинг, поможет минимизировать риски и получить дополнительные преимущества. Тщательный анализ состояния компании, выбор подходящего партнера и четко прописанные условия сотрудничества обеспечат успешную интеграцию аутсорсинговых процессов и их дальнейшее эффективное функционирование.
Компания "Мариллион" предоставляет профессиональные услуги в области аутсорсинга бухгалтерского учета и отчетности, расчета заработной платы и кадрового администрирования, постановке и ведению воинского учета. Для наших клиентов мы являемся надежным бизнес-партнером предлагаем решения, которые помогают бизнесу расти, адаптироваться и достигать новых высот. Наш индивидуальный подход к каждому клиенту, высокое качество услуг и стремление к проактивному решению задач гарантируют долгосрочное и успешное сотрудничество с “Мариллион”.
Источник: РБК Pro
