Непрофильные отделы компании (например, IT, кадровая служба, отдел бухгалтерии) должны работать максимально эффективно. Но как обеспечить соблюдение нормативно-правовых требований и достичь гибкости в выборе ресурсов и компетенций? В этом материале старший менеджер по аутсорсингу компании «Мариллион» Елена Шалдина рассказала о том, в каких случаях и каким образом можно передать функции на аутсорсинг.
Что такое аутсорсинг
В наше время горизонт планирования сильно сократился. Стало сложно набирать сотрудников с расчетом на будущее, риски возросли. Если объем продаж компании резко снижается или, наоборот, возрастает, необходимо оперативно увольнять или, соответственно, набирать персонал, чтобы проактивно реагировать на изменения. На практике это сделать не всегда возможно. Более того, на российском рынке стало значительно меньше квалифицированных кадров, а по некоторым позициям, например, по бухгалтерам, ситуация стала довольно критичной. В такой ситуации может помочь аутсорсинг.
Аутсорсинг – это модель удаленного найма, при которой компания передает выполнение своих задач третьим лицам, специализирующимся в нужной области. Главные преимущества такого шага – экономия времени и привлечение высококвалифицированных кадров. На аутсорсинг можно передать, например, бухгалтерию, IT, HR, и т.д. Но уникальные функции и ключевые бизнес-процессы всегда остаются в ведении руководителей и собственников фирмы.
Схема внедрения аутсорсинга. Пошаговая инструкция
Рассмотрим несколько моментов, которые следует учесть перед тем, как передавать дела.
- Если вам близка идея микроменеджмента – аутсорсинг вряд ли вам подойдет, так как он предполагает передачу контроля над бизнес-процессами кому-то извне. Психологически это может быть очень непросто, но нужно быть к этому готовым.
- Нужно помнить, что аутсорсинг не всегда несет очевидную экономическую выгоду. Зато он позволяет получить более качественный продукт/ услугу, разгрузить внутреннюю службу, снять риски с компании.
- Прежде чем передавать что-либо на аутсорсинг, стоит провести подробный и беспристрастный анализ дел в вашей компании. Задайте правильные вопросы и ответьте на них честно. Может оказаться, что есть какая-то особенно чувствительная информация, утечка которой крайне нежелательна. Потенциальным препятствием может быть география деятельности фирмы, те или иные особенности бизнес-процессов и т.д. Найдите все «узкие горлышки», которые могут осложнить передачу дел. Если их не получится устранить или обойти – лучше отказаться от этой затеи.
Итак, все моменты учтены, и вы все-таки решились передать процесс на аутсорсинг. Такая передача будет состоять из нескольких этапов.
I этап – Анализ состояния
Стоит понять, каких целей вы хотите достичь, и изучить конкурентную среду. Необходимо выбрать стратегические приоритеты и выявить проблемы, которые могут помешать развитию компании. На этом этапе происходит определение работ для аутсорсинга и оценка их стоимости. Создайте рабочую группу по передаче дел, которая будет проводить мозговые штурмы, сбор информации и обсуждение.
II этап – Принятие решения
Важно проанализировать плюсы и минусы решения о привлечении внешнего провайдера, сделать выводы о его эффективности. Далее необходимо определить цели проекта, руководителя процесса и сформировать рабочую группу, согласовать с топ-менеджментом бизнес-процессы, передаваемые на аутсорсинг, а также сформировать требования к подрядчику. Генеральный директор или собственник бизнеса принимает окончательное решение о передаче дел.
III этап – Выбор партнера
Самый ответственный этап. Если сделать неправильный выбор, договор впоследствии придется расторгать и все начинать заново. Необходимо провести анализ рынка и проверить репутацию предполагаемых партнеров. Выбранные провайдеры сравниваются по следующим параметрам:
- скорость реакции на запросы;
- какие услуги включаются в договор;
- как влияет численность компании на стоимость услуг;
- как компания контролирует своих сотрудников;
- как взаимодействовать, если что-то пошло не так;
- какой уровень квалификации специалистов;
- кто несет ответственность в случае ошибок;
- как расторгать договор;
- все ли в порядке с уровнем безопасности и поддержанием конфиденциальности информации на стороне партнера.
IV этап – Разработка проекта договора
На этом этапе разрабатываются условия, которые необходимо закрепить с выбранной компанией. Крайне важно донести до провайдера на аутсорсинге цели и задачи предельно четко – ошибки в коммуникации и недопонимание неприемлемы. Все моменты уточняются, обе стороны должны понимать требования на 100%. Условия обсуждаются совместно с учетом задач, целей и сроков. Для этой задачи подключаются юристы.
V этап – Переход на новый формат
Необходимо выстроить процесс таким образом, чтобы все его участники, как внутренние, так и внешние, знали свои зоны ответственности. Передача должна быть организована грамотным образом и согласована с вовлеченными сторонами, чтобы штатные сотрудники и команда на аутсорсинге действовали в синергии, а не препятствовали действиям друг друга. Также требуется определить контактное лицо/ команду на стороне компании, которая будет взаимодействовать с провайдером.
Далее составляется план работ с конкретными сроками и ответственными сотрудниками. Этому стоит посвятить отдельное время, чтобы передача дел прошла гладко.
VI этап – Функционирование проекта
Сотрудник, ответственный за взаимодействие с подрядчиком, периодически информирует руководство о состоянии дел, выявляет моменты, которые необходимо дополнительно обсудить с подрядчиком, оценивает качество предоставляемого сервиса.
Риски аутсорсинга: в целом и на примере передачи бухгалтерского учета на аутсорсинг
Аутсорсинг в целом, несмотря на явные плюсы, не лишен рисков:
- Выбор операций для передачи на аутсорсинг требует серьезного понимания основных процессов вашей компании. Ключевые функции или деятельность, в основе которой лежат уникальные ресурсы и\или персонал, не могут быть переданы.
- Для установления баланса интересов необходим максимально детализированный договор. Именно поэтому так важно добиться взаимопонимания и обговорить все детали перед подписанием бумаг.
- Пренебрежение к мотивации внутренних сотрудников может привести к потере лояльности, саботажу или массовому увольнению. Основной персонал должен быть мотивирован, а работники, попавшие под контроль подрядчика, должны оставаться лояльными вам. Это требует от руководства внимания, эмпатии и участия.
- Отсутствие контроля над операциями компании-партнера и интеграцией их в корпоративную стратегию может привести к неудаче. Поэтому так важно правильно оценить компетенции подрядчика на аутсорсинге и его технические умения.
- Как бы ни обговаривались цены до заключения договора, всегда присутствуют дополнительные услуги, не входящие в договор. Например, ответы на требования налоговых органов, содействие в процессе проведения аудиторской проверки, сложные налоговые консультации очень часто выставляются отдельным счетом вне рамок договора.
- Часто компании не могут предусмотреть стратегию завершения отношений с подрядчиком. Многим руководителям проще продлить договор, чем искать нового провайдера, и тем не менее – вы должны быть готовы к расторжению контракта еще до его заключения.
Рекомендации по минимизации рисков
Рассмотрим, как минимизировать риски на примере передачи бухгалтерского учета на аутсорсинг:
- Рекомендуем начать с внутренней работы: анализ текущего процесса. Как осуществляется бухгалтерия сейчас, есть ли какая-либо специфика? Это поможет правильно передать функционал и, возможно, найти узкие места;
- Определите состав команд с обеих сторон. Позаботьтесь о том, чтобы все участники процесса обладали необходимой информацией и доступом к обсуждаемым проектам;
- Распределите роли и сформулируйте четкое описание результатов работы. Для этого необходимо внимательно изучить коммерческое предложение и проговорить, что включено в пакет услуг, что предоставляется за дополнительную стоимость, а что подрядчик не сможет реализовать совсем. Все это позволит получить тот результат, который вы ожидаете и избежать незапланированных расходов.
Источник: РБК Pro
