В процессе деятельности компании каждую минуту создается огромное количество первичной документации: подписываются контракты с поставщиками, формируются документы на отгрузку товара, составляются приказы на расходование денежных средств, оформляются платежные ведомости. Независимо от размеров бизнеса документы требуют бережного и аккуратного обращения, систематизирования, согласования и архивации.
«1С: Документооборот» позволяет собрать все документы компании в одном месте и свести процессы обмена информацией к минимуму.
Перечислим наиболее частые проблемы с документами, которые позволяет решить внедрение данного решения.
Проблема №1. Беспорядок в документах
Документы поступают в компанию из различных источников, при этом не всегда на практике они хранятся в одном месте. Это могут быть, например:
- бумажные оригиналы в папках в офисе
- электронные документы, переданные через систему электронного документооборота
- внутренняя переписка между сотрудниками отдела (хранится в почтовой программе)
- складские документы в местах хранения
- документы конкретного отдела\департамента компании, находящиеся в региональных подразделениях и т.п.
«1С: Документооборот» решает эту проблему путем централизованного и безопасного хранения документов в едином месте независимо от того, из какого источника они поступили и где физически находятся.
Помимо функции хранения обеспечивается:
- удобный поиск, в том числе по содержанию в документе;
- оперативный доступ к документам с учетом прав пользователей;
- возможность наличия нескольких версий одного документа и их контроль;
- маршрутизация документов, настраиваемая по каждому виду документов в отдельности;
- просмотр истории.
Из карточки и списка задач можно понять историю задачи: кто и когда ее создал, кто и когда выполнял, с каким результатом, кто менял описание и сроки, перенаправлял задачу, создавал подзадачи, прикреплял отчет об исполнении, останавливал и отменял ее, когда она была завершена.
Проблема №2. Неработающие процессы или их отсутствие
Не секрет, что в большинстве компаний либо совсем нет официально закрепленных регламентов работы с документами, либо «де факто» они не соблюдаются или даже игнорируются сотрудниками разных отделов. Часто согласование и подписание документов происходит путем личного визита в офис руководителя, хотя многие документы требуют как минимум предварительного одобрения со стороны юриста, бухгалтера или отдела закупок.
«1С: Документооборот» раз и навсегда фиксирует регламент действий для сотрудников с конкретным документом: кто может создавать, согласовывать, а кто может отклонить. Документ не поступит к руководителю на подпись, пока не будет пройден весь этап одобрений.
Таким образом достигается:
- соблюдение регламентов: коллективная работа пользователей с возможностью согласования, утверждения и контроля исполнения документов;
- устойчивая и работающая последовательность действий сотрудников организации;
- упорядочивание работы и ускорение выполнения конечной задачи;
- сокращение времени поиска нужной информации и суммарного времени коллективной обработки документов;
- четкое следование процессам, которые утверждены в компании с контролем сроков.
Проблема №3. Непрозрачность в принятии управленческих решений
Отсутствие четких процессов и регламентов при работе с документами, отсутствие доступа к необходимым первичным документам, несогласованность между отделами может привести к принятию неверных управленческих решений. Информация правит миром, и основные сведения по событиям, происходящим в компании, руководитель получает именно из документов.
«1С: Документооборот» справляется с этой проблемой через систему автоматизации и упорядочивания бизнес-процессов и оперативного доступа к информации:
- Систематизированное документирование бизнес-операций, что способствует созданию четкой и последовательной структуры управления;
- Облегчение процесса контроля и анализа эффективности деятельности;
- Отслеживание в режиме реального времени статуса каждого документа, участвующего в бизнес-процессе;
- Быстрый доступ к актуальной информации;
- Повышение качества управленческих решений.
Команда «Мариллион» решает любые задачи по автоматизации на базе 1С. Мы являемся официальным партнером 1С и имеем обширный опыт успешной реализации проектов по автоматизации процессов, внедрению 1С с нуля, настройке обмена данными между иностранными ERP-системами (например, SAP и Oracle) и 1С.
Напишите нам, и мы ответим на ваши вопросы, а также проконсультируем вас и ваших коллег более подробно и поможем в выборе программного продукта 1С, который подойдет под реальные потребности вашего бизнеса.
