С 2024-го все компании в России будут обязаны локализовать данные своего бухгалтерского учета в стране. Пока закон так и не дал полного объяснения, как это делать правильно. О том, какие указания и риски известны на сегодня, — Елена Шалдина, старший менеджер, аутсорсинг, «Мариллион».
С 1 января 2024 года российские и иностранные компании (в случае, если они ведут бухгалтерский учет в соответствии со стандартами Российской Федерации) обязаны обеспечить хранение документов бухгалтерского учета и данных из них на территории России.
Что это означает на практике? Если российская компания ведет бухучет в иностранной учетной системе, серверы которой находятся за рубежом (например, SAP, Oracle, Navision), то она обязана локализовать такой учет, то есть перенести его в учетную систему на территории России. Исключений почти нет — пункт обязателен для всех компаний, кроме индивидуальных предпринимателей и бюджетных организаций.
Требование впервые появилось в 2022 году, но вызвало в профессиональном сообществе столько вопросов, что законодатель отложил его введение до 1 января 2024 года. На сегодняшний день на многие вопросы так и нет ответов. Но вот что известно на данный момент.
Основные требования по локализации
В настоящее время существует лишь два официальных разъяснения о том, что же подразумевается под обязанностью хранить базы данных на территории РФ.
Разъяснение № 1
Письмо Минфина России от 21.02.2023 № 07-01-09/14820 уточняет, что понятие «база данных» применяется в том значении, в котором оно используется в гражданском законодательстве. В последнем указано, что «базой данных является представленная в объективной форме совокупность самостоятельных материалов (расчетов, нормативных актов, судебных решений и иных подобных материалов), систематизированных таким образом, чтобы эти материалы могли быть найдены и обработаны с помощью электронной вычислительной машины (ЭВМ)».
Таким образом, не каждую программу или софт можно назвать базой данных. Поэтому, например, вариант локализации «бухгалтерский учет ведется в Excel на территории РФ» не будет соответствовать требованиям ФСБУ, так как Excel не попадает под определение из ГК и не является базой данных с точки зрения законодательства.
Разъяснение № 2
Информационное сообщение Минфина России от 10.06.2021 № ИС-учет-33 «Новая редакция правил о документах и документообороте в бухгалтерском учете».
Минфин разъясняет, что требование п. 25 не означает, что в отдельных случаях документы и данные не могут параллельно храниться за пределами Российской Федерации. Например, когда законодательство страны, где ведется учет, требует хранить документы этого учета на территории данной страны.
Эти разъяснения дают ответы на два важных вопроса:
- Что такое база данных? Базой данных может быть только определенное программное обеспечение или софт, позволяющий обработать информацию.
- Можно ли продолжать использовать иностранное ПО? Закон не имеет прямого ограничения на параллельное хранение данных за рубежом (в иностранном ПО) и на территории России (в российском ПО).
Ответственность за нарушение
Отдельная ответственность за нарушение требования о локализации баз данных бухгалтерского учета пока не установлена. Однако это не означает, что нарушителей будет нельзя привлечь к ответственности.
На практике компанию смогут привлечь по ст. 15.11 Кодекса об административных нарушениях — «Грубое нарушение требований к бухгалтерскому учету, в том числе к бухгалтерской (финансовой) отчетности».
По ней предусмотрена следующая ответственность:
- если нарушение совершено впервые: административный штраф для должностных лиц от 5 тыс. руб. до 10 тыс. руб.;
- если нарушение совершено повторно: штраф от 10 тыс. руб. до 20 тыс. руб. или дисквалификация на срок от одного года до двух лет.
Также нарушение может быть квалифицировано как отсутствие первичных документов, регистров бухгалтерского учета. Это является грубым нарушением правил учета доходов, расходов и объектов налогообложения согласно ст. 120 Налогового кодекса РФ со следующей ответственностью:
- штраф 10 тыс. руб., если нарушение совершено в одном налоговом периоде;
- штраф 30 тыс. руб., если нарушение совершено в двух и более налоговых периодах.
Здесь также важно обратить внимание на то, что документы и базы данных бухгалтерского учета могут содержать персональные данные физических лиц, требование о локализации которых существует в законодательстве уже давно (с 2015 года).
В ходе проведения какого-либо из видов государственного контроля (например, при налоговой проверке) могут выявить нарушение этого требования, установленного ч. 5 ст. 18 федерального закона «О персональных данных». В таком случае у проверяющего органа будет право обратиться в Роскомнадзор для инициирования проверки соблюдения законодательства о защите персональных данных.
Если нарушение будет установлено, предусмотрена более строгая административная ответственность по ч. 8 ст. 13.11 КоАП РФ с наложением штрафа:
- если нарушение совершено впервые, то для должностных лиц компании штраф составит от 100 тыс. руб. до 200 тыс. руб.; для компании — от 1 млн руб. до 6 млн руб.;
- при повторном нарушении: для должностных лиц компании — от 500 тыс. руб. до 800 тыс. руб.; для компании — от 6 млн руб. до 18 млн руб.
Как соблюсти новые требования
Однако при всем этом многие компании в стране не хотят полностью отказываться от иностранного ПО. Зачастую использовать определенные системы требует иностранный учредитель либо они предпочтительны из-за более широкого функционала для некоторых участков учета — например, управленческой отчетности по стандартам МСФО, товарного, складского учета и логистики.
Ниже приведены некоторые практические варианты соблюдения требования. Часть из них предполагают, что иностранный софт остается в бизнес-процессах как вторичный или дублирующий.
Решение № 1
Выгрузка данных из иностранного ПО в систему бухгалтерского учета, серверы которой расположены на территории России (например, российский софт для учета).
Обязательное требование в этой опции — как минимум ежедневная выгрузка данных и обязательная идентичность информации в двух базах. Эта работа требует вовлечения программистов и методологов для настройки интеграции между системами и может быть выполнена сторонними провайдерами услуг или внутренней командой (при наличии ресурсов). На практике внедрение подобных решений занимает от трех месяцев.
Решение № 2
Ведение бухгалтерского учета локально в российской системе и выгрузка в корпоративную иностранную базу по мере необходимости.
Это решение также требует интеграции баз данных, однако позволяет уменьшить детализацию и частоту выгрузок в иностранный софт и, соответственно, сократить затраты на внедрение более простого процесса переноса данных.
Решение № 3
Параллельное ведение учета в двух системах. В этом случае интеграция не потребуется, но необходимо будет предусмотреть дополнительные затраты на расширение бухгалтерской команды и время на поиск сотрудников или провайдера аутсорсинговых услуг, так как объем операций вырастет в два раза.
Решение № 4
Переход на полностью локальное ведение учета на территории России, отказ от иностранной базы данных. Это наиболее радикальное решение. При этом оно нацелено на долгосрочную перспективу, так как законодательство продолжает идти по пути дальнейшей локализации различных сфер бизнеса, и переход государственных компаний на российский софт это только подтверждает.
Таким образом, у компаний, которые сегодня используют иностранное ПО, есть возможность выбрать из ряда опций локализации ту, которая максимально соответствует задачам бизнеса.
Однако при реализации любого из решений (кроме решения № 4) на данный момент в законе нет прямого ответа на такие вопросы:
- Какая детализация операций должна быть в российской базе данных? Например, у товара может быть до 100 характеристик. Нужно ли их все переносить в российский софт, или достаточно только нескольких основных?
- Как часто нужно переносить и/или копировать данные в базу на территории России? Можно ли делать это еженедельно, ежемесячно?
- Имеет ли значение, какая из систем является первичной (та, в которую вносятся операции) или вторичной (та, в которую выгружаются данные)?
Несмотря на эти неясности, мы рекомендуем подробно изучить все варианты как можно скорее. Реализация любого решения требует времени, а до конца 2023 года его остается совсем немного.
Источник: РБК Pro
