Управляющий партнёр аудиторско-консалтинговой группы компаний «Мариллион» Наталья Цой в интервью для издания Top Flight рассказала о преимуществах аутсорсинга в бухгалтерском деле.
С какими сложностями может столкнуться работодатель, работая со штатным бухгалтером?
Я могу привести пример из практики. У компании была собственная внутренняя бухгалтерия, возглавляемая главным бухгалтером. Обязательный аудит успешно пройден без замечаний, компания исправно платила налоги, требований от налоговой инспекции за истекший год не было. Руководство компании приняло решение проверить ведение бухгалтерского и налогового учета за предыдущий год для перестраховки, причем сделать это силами бухгалтерского аутсорсинга, так как методика аудиторской проверки во многих случаях отличается от похожей проверки со стороны специалистов по бухгалтерскому учету. Одним из преимуществ подобных проверок в том числе является анализ налоговой стороны вопроса и более низкий уровень существенности, а значит, вероятность найти ошибку гораздо выше.
В результате проверки были выявлены существенные замечания в части ведения бухгалтерского учета (ошибки методологии, не попавшие в аудиторскую выборку), которые повлияли на суммы активов баланса. Речь идет о ФСБУ 25 «Учет аренды». Прошло уже два года с даты его применения, но до сих пор с отражением данного стандарта справится не каждый главный бухгалтер, а это существенная часть валюты баланса.
Кроме того, были найдены ошибки в части правильности оформления первичных документов, например, расходов на рекламу, транспортно-сопроводительных документов, путевых листов и т.д. В случае налоговой проверки все это привело бы к доначислению налогов по «формальным признакам», ведь если документ оформлен неправильно, значит, расход признается не уменьшающим налогооблагаемую прибыль.
Но самым существенным результатом проверки стало обнаружение расходов, которые были приняты для расчета налога на прибыль, но по характеру расхода либо в силу отсутствия дополнительных подтверждающих документов должны быть отражены как непринимаемые.
В итоге потенциальные доначисления по итогам проверки удвоили сумму налога на прибыль к уплате за период и повлекли изменения в части бухгалтерской отчетности. Компании пришлось пересдавать налоговые декларации, что потенциально могло привести к риску выездной налоговой проверки, где охват периода уже составляет три года и может коснуться всех налогов сразу.
Получается, что аутсорсинг зачастую имеет больше преимуществ для компании, или это не так?
Далеко не всегда главный бухгалтер в одиночку способен справиться с текущим налоговым и бухгалтерским законодательством, тем более в части постоянных изменений в данной сфере.
Аутсорсинг в этом плане имеет более обширную практику применения, так как он охватывает практически все отрасли бизнеса — от строительства до розничной торговли, от сферы услуг до предприятий общественного питания. Сложные задачи, с которыми аутсорсинг сталкивается ежедневно, заставляют поддерживать высокий уровень осведомленности по всем нововведениям и быть в курсе самых актуальных тенденций налогообложения, в том числе находясь в постоянном диалоге с налоговой инспекцией.
Представьте ситуацию: у руководителя компании есть срочный финансовый вопрос, который требует вовлечения главного бухгалтера, но сотрудник в отпуске, и, кроме него, никто не может ответить на вопрос. Такая ситуация никогда не возникнет при аутсорсинге: отпуска, больничные или даже увольнения сотрудников не влияют на текущую операционную деятельность. На замену будет предложен такой же квалифицированный сотрудник, который сможет решить проблему или выполнить необходимую задачу. Причем зачастую специалисты из аутсорсинга обладают более обширными знаниями, в том числе в части законодательства, не связанного с бухучетом или налогами, — это могут быть трудовое право, миграционные правила, базовые знания в области права.
Сложные задачи, с которыми аутсорсинг сталкивается ежедневно, заставляют поддерживать высокий уровень осведомлённости по всем нововведениям и быть в курсе самых актуальных тенденций.
Наталья Цой Управляющий партнер, Аутсорсинг
Были ли в вашей практике проблемные ситуации, которые приходилось исправлять из-за ошибок, допущенных бухгалтером, находящимся в штате компании-клиента?
На практике мы сталкивались с ситуациями, когда ошибка бухгалтерии приводила к печальным последствиям, причем не для компании, а лично для генерального директора. Наиболее частая из них та, при которой возникает необходимость исправлять годовую бухгалтерскую отчетность по результатам аудиторской проверки. Не все знают о том, что в случае искажения статьи отчетности более чем на 10% от первоначальной версии руководителю компании грозит штраф, и это квалифицируется как административное нарушение. Многие не воспринимают данный штраф как нечто существенное, так как сумма действительно довольно небольшая (от 5000 до 10 000 руб.). Однако, когда нарушение повторяется в следующем году, руководителю уже грозит не только штраф, но и дисквалификация, что может быть очень критичным для компании. Как раз такой случай и произошел у клиента, который обратился к нам с этим запросом. Надо было в срочном порядке искать нового генерального директора, менять устав, организовывать собрание акционеров, что, конечно, сказалось на текущей деятельности компании и приостановило многие процессы, включая банальные оплаты поставщикам.
И здесь очень важно обозначить, на ком лежит ответственность за ошибки: кто же в итоге отвечает за подобные штрафы и доначисления?
Вернемся к нашему практическому кейсу, который был затронут вначале. Руководство компании предъявило претензию главному бухгалтеру по найденным ошибкам как ненадлежащее исполнение трудовых обязанностей с намерением взыскать компенсацию с бывшего сотрудника. К сожалению, данные действия не привели к ожидаемому результату.
Что может грозить бухгалтеру в этом случае?
Уволенного главного бухгалтера можно привлечь к ответственности, но завести административное или уголовное дело можно только в рамках срока исковой давности (например, за бухгалтерские ошибки срок составляет два года, за налоговые — три). А вот с материальным ущербом все намного сложнее — это можно сделать только через суд, причем на практике бывает тяжело доказать вину работника. Даже если суд все-таки признает его виновным, у физического лица просто может не оказаться денег, либо он будет выплачивать ежемесячную сумму, которая в итоге может и не покрыть весь ущерб от его действий.
Можно ли минимизировать такие риски?
При аутсорсинге ведения бухгалтерского учета риски являются более управляемыми — в договорах на бухгалтерское обслуживание всегда есть раздел про ответственность, однако, безусловно, сумма ответственности ограничена. Вместе с тем аутсорсинговая компания непосредственно заинтересована в недопущении подобных ошибок, так как в конечном итоге это влияет на ее выручку. И всегда очень важно обращать внимание на данный пункт договора, который отражает готовность компании предоставлять высокое качество и нести ответственность.
Наталья, а как сейчас обстоят дела в компаниях с воинским учетом, о котором в последнее время так много говорят в деловом обществе?
Многие наши клиенты, точнее, внутренние кадровые службы, оказались не готовы к таким нововведениям. Долгие годы полноценный воинский учет вели только на государственных предприятиях, и кадровые специалисты из бизнеса не имели практического, а иногда и теоретического опыта в данной сфере. А ведь штраф за неправильное ведение воинского учета начинается от 350 000 рублей для организации и от 40 000 рублей для руководителя. И здесь стоит сказать о цифровизации и автоматизации данного процесса. На уровне государства вводится единый электронный реестр воинского учета, и мы понимаем, что ручной труд, который ранее применялся в этой сфере, скоро уйдет в прошлое. А это значит, что повышается важность внедрения автоматизированных систем, позволяющих кадровой службе не только оптимизировать кадровые процессы, но и минимизировать время и затраты, успешно пройти проверки военкоматов и избежать штрафных санкций. У нас есть собственные разработки на базе 1С, в том числе мы настраиваем весь процесс воинского учета с нуля и имеем глубокий практический опыт его ведения. В итоге воинский учет становится максимально автоматизированным и исключающим влияние человеческого фактора как основной причины ошибок.
Не все знают о том, что в случае искажения статьи отчётности более чем на 10% от первоначальной версии руководителю компании грозит штраф, и это квалифицируется как административное нарушение.
Источник: Top Flight
