Всего одна лишняя или недостающая бумажка в личном деле сотрудника может стоить компании 50 тыс. руб. Сумма штрафа возрастает кратно числу ошибок. Ольга Фомичева, менеджер по расчету заработной платы и кадровому администрированию «Мариллион», в авторской колонке для РБК Pro составила чек-лист для руководителя, как проверить работу сотрудника кадров.
Зачем руководителю и собственнику компании разбираться в кадровых документах, если есть кадровик? Представьте: кто-то из них сменился, компания перешла от одного провайдера учетных функций к другому. И вот возникает ситуация:
- давно уволенный сотрудник обратится в компанию с заявлением о выдаче копий кадровых документов или расчетных листков за прошедшие годы. Работодатель обязан безвозмездно в течение трех дней их выдать (ст. 62 ТК). Если не сможет - возникает риск наложения штрафа за нарушение ТК: от 30 тыс. до 50 тыс. руб. на организацию, от 1000 до 5000 руб. на ответственное лицо;
- Социальный фонд РФ затребует документы для проверки отраженных в отчетности фактов. Их отсутствие может грозить компании штрафом 200 руб., а ответственному работнику — от 300 до 500 руб. за каждый непредоставленный документ;
- проверка находит «забытую» в личном деле копию паспорта - штраф до 10 тыс. руб. на должностное лицо и до 50 тыс. — на компанию (за каждую копию).
Чек-лист для руководителя компании
Чтобы избежать проблем и штрафов, связанных с неправильным хранением документов по личному составу:
- Назначьте приказом ответственного работника, который будет контролировать и правильно организовывать хранение документов (в случае ошибок штраф будет назначен ему. Если этого не сделать — оштрафуют директора).
- Убедитесь, что условия хранения документов по личному составу (а они являются конфиденциальными) соответствуют требованиям закона — доступ к ним ограничен, помещение оборудовано средствами пожаротушения, а трудовые книжки хранятся в несгораемом сейфе.
- Убедитесь, что кадровая служба и бухгалтер по расчету заработной платы своевременно формирует и организует подписание всех кадровых и расчетных документов, а также документов по охране труда, которые относятся к документам по личному составу.
- Проверьте, направляет ли поставщик услуг учетных функций (аутсорсинг) вам все документы по результатам расчета заработной платы и кадрового администрирования — своевременно и в полном объеме.
- Проведите ревизию документов организации, которые сейчас хранятся на вашей территории. Разделите их на две группы — те, которые можно направить на хранение в архив, и те, которые могут понадобиться в ближайшие один-три года.
- Заключите договор с архивной организацией и передайте на хранение документы, законченные производством свыше трех лет. Либо обеспечьте отдельное хранение таких документов на территории компании с ограничением доступа в защищенном помещении.
Все кадровые документы: разложим по полочкам
Документы делятся на два вида:
- находящиеся в делопроизводстве;
- законченные производством, архивные документы.
Документы становятся архивными с 1 января года, следующего за годом, в котором они были закончены делопроизводством, что означает: они исполнены и сняты с контроля. Например, документы по работнику компании можно отнести к архивным с 1 января года, следующего за годом, в котором работник был уволен.
К хранению архивных документов по личному составу предъявляются повышенные требования, так как такие документы с большей долей вероятности могут подвергнуть проверке. К этой категории относятся все документы, связанные с трудовыми отношениями между организацией и работниками:
- о трудовой деятельности работников (о приеме, переводе, перемещении, ротации, совмещении, увольнении, отпусках, аттестации работников, присвоении классных чинов, разрядов, званий и другое, поощрении и награждении, дисциплинарных взысканиях, направлении в командировку работников) и организационно-распорядительные документы по личному составу (приказы, распоряжения, трудовые договоры);
- по учету кадров: личные карточки работников, трудовые книжки, личные дела, журналы учета, невостребованные подлинные личные документы;
- по расчетам заработной платы и другим выплатам: табели учета рабочего времени, лицевые счета, платежные ведомости, акты выполненных работ и др.
- по охране труда: списки работающих на производстве с вредными и/или опасными условиями труда, табели, наряды-допуски, путевые листы, акты, заключения о расследовании несчастных случаев на производстве и др.
Сколько хранить
Важно! Согласно действующему законодательству, документы по личному составу, законченные делопроизводством до 1 января 2003 года, хранятся 75 лет, законченные делопроизводством после 1 января 2003 года — 50 лет.
Для некоторых видов документов установлены иные сроки хранения:
- документы (расчеты, справки, списки) о премировании работников — пять лет;
- документы о командировках — пять лет;
- документы о ежегодно оплачиваемых отпусках (кроме приказов об отпусках работников с вредными и/или опасными условиями труда), отпусках в связи с обучением — пять лет;
- документы о дисциплинарных взысканиях — три года;
- графики предоставления отпусков — три года;
- согласие на обработку персональных данных — три года после истечения срока действия согласия или его отзыва;
- листки нетрудоспособности — пять лет;
- должностные инструкции — три года после замены новыми.
Ответственность за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов для юридических лиц — от 5000 до 10 тыс. руб., для должностных лиц — от 3000 до 5000 руб.
Пора в архив
По истечении срока хранения документов, установленного законодательно, документы подлежат экспертизе ценности. Документы, признанные ценными, могут быть переданы для хранения в Архивный фонд Российской Федерации. Экспертизу ценности осуществляет специально созданная для этих целей в организации Экспертная комиссия.
Хранение внутри компании
В компании должен быть назначен работник, ответственный за организацию хранения архивных документов. Как правило, им становится руководитель кадровой службы.
Требования к помещению:
- архив должен размещаться в отдельном помещении с ограничением доступа, так как документы содержат конфиденциальные данные и охраняются законодательством о персональных данных;
- помещение должно обеспечивать поддержание документов в оптимальном физическом состоянии и минимизацию рисков их порчи и утраты. Для этого в помещении должно быть организовано соблюдение противопожарного, охранного, температурно-влажностного, светового и санитарно-гигиенического режимов;
- помещение должно быть оборудовано средствами пожаротушения.
Передача в специализированную организацию
Юридическое лицо может организовать хранение архивных документов на своей территории, но зачастую это сопряжено с тратами большого количества времени и трудовых ресурсов. Более удобный вариант, разрешенный законодательно, — заключение договора возмездного оказания услуг с организацией, уставными документами которой предусмотрено осуществление хранения архивных документов. Такая компания возьмет на себя весь процесс: формирование дел, проведение экспертизы ценности, оформление и подготовку дел к архивированию и прочее.
Согласно закону, архивные документы подлежат передаче на хранение в архив не ранее чем через один год и не позднее чем через три года после завершения дел в делопроизводстве.
С учетом того, что срок давности по проверкам налоговых органов, государственных учреждений составляет от одного до трех лет, документы после завершения производством лучше хранить под рукой в течение трех лет. После чего передавать на хранение в собственный архив либо в специализированную архивную организацию.
Электронный архив
В последнее время набирают популярность электронные архивы — массив документов в виде отсканированных образов. Самый простой вариант создания электронного архива — это сканирование документов и хранение их на цифровом носителе либо в облачном хранилище. Более сложные варианты предполагают использование программного обеспечения, которое позволяет производить поиск нужных документов в массиве.
Подбирать нужный вам вариант стоит исходя из размера вашей организации и объемов делопроизводства.
Источник: РБК Pro
