Оптимизация документооборота для крупнейшей в мире сети коворкинга (рабочих пространств): сокращение на 50% сроков подготовки отчётности

Оптимизация документооборота для крупнейшей в мире сети коворкинга (рабочих пространств): сокращение на 50% сроков подготовки отчётности

Бизнес-задача

В связи с существенным количеством оплат поставщикам по каждой компании, процесс проверки полноты и корректности документального оформления расходов был крайне трудоёмким и длительным. Любые ошибки в документах, неполнота подтверждающих данных приводили к невозможности принять расходы к налоговому учёту.

Компания обратилась в «Мариллион» для оптимизации процесса проверки документооборота с целью:

  • минимизации трудозатрат и увеличения эффективности работы операционных менеджеров;
  • увеличения доли принимаемых расходов за счёт корректного документального оформления операций;
  • минимизации рисков с точки зрения принятия расходов в налоговом учёте.

Крупнейшая в мире сеть рабочих пространств, мини-офисов и коворкинга (от англ. coworking — «сотрудничество»)

О компании

Компания предоставляет полностью оборудованные и меблированные помещения под офис, коворкинг (рабочие пространства) и переговорные комнаты любого размера и бюджета. Рабочие пространства располагаются не только в бизнес-центрах, но и имеют сеть в общественных помещениях: в аэропортах, на вокзалах, железнодорожных станциях в любой точке мира. В связи с этим компания имеет большое количество первичной документации по работе с поставщиками.

Перечень услуг
Аутсорсинг участка по проверке первичных документов в отношении налога на прибыль

Наш подход

Команда экспертов по бухгалтерскому учету «Мариллион» помогла выстроить процессы, при которых анализ расходов и сбор подтверждающих документов производился до фактической оплаты поставщику.

Произведён анализ всех текущих расходов, разработана и внедрена система документооборота, при которой все необходимые подтверждающие документы для учёта расходов в составе налога на прибыль предоставлялись до момента оплаты поставщику либо сразу после неё. При этом отдельно выделялись расходы, которые не подлежали включению в расчёт налога на прибыль. Это позволило к отчётной кампании подходить уже с полностью подготовленными регистрами в целях расчёта налога на прибыль.    

Результаты

  • Сокращение трудозатрат операционных менеджеров за счёт предоставления чётких инструкций по документообороту и оптимизация ресурсов для решения более приоритетных стратегических задач

  • Повышение доли принимаемых расходов для целей исчисления налога на прибыль и, как следствие, снижения налоговой нагрузки

  • Сокращение сроков подготовки отчётности в 2 раза за счёт высвобождения времени в отчётный период

  • Повышение прозрачности налоговых регистров для предоставления в контролирующие органы, что позволило снизить количество дополнительных запросов со стороны ИФНС за счёт автоматизации и оперативного получения данных

Свяжитесь с нами