Ольга Фомичева, менеджер по расчету заработной платы и кадровому администрированию, в рамках Четырнадцатой конференции «Автоматизация корпоративных бизнес-процессов» дала интервью CFO Russia, в котором рассказала про основные этапы регламентации бизнес-процессов при автоматизации и наиболее частые ошибки, которые допускают при этом.
– Зачем нужна регламентация бизнес-процессов при автоматизации?
– Регламентация бизнес-процессов перед автоматизацией необходима для того, чтобы cобрать накопленный опыт и знания по процессу, проанализировать процесс и найти способы его оптимизации. В результате составляется регламент, который является необходимым документом, входящим в техническое задание для разработчиков. Впоследствии вы также сможете полностью контролировать процесс автоматизации, отслеживая исполнение каждого элемента процесса по регламенту.
– Какие этапы обязательно должна включать в себя регламентация?
– Любая регламентация состоит из нескольких важных этапов:
- Создание рабочей группы (аналитик, специалист в области регламентируемого процесса, технический специалист по программному обеспечению, которое планируется использовать для автоматизации и др.).
- Сбор информации по процессу (проведение интервью с профильными специалистами).
- Изучение возможностей по оптимизации процесса, их обсуждение и добавление в описание.
- Создание документа в письменном либо графическом виде, описывающего этапы процесса, его участников, входные данные и ожидаемый результат процесса.
- Утверждение форм документов, используемых в процессе.
- Сбор метрических данных процесса (количество итераций в заданный промежуток времени, максимальное и минимальное количество участников процесса и т. д.).
- Согласование регламента со всеми участниками рабочей группы, рассмотрение регламента рядовыми профильными специалистами, утверждение руководством компании.
– Назовите 2-3 наиболее частые ошибки, которые допускают компании при регламентации процессов. Как избежать этих ошибок?
– Одна из самых распространенных ошибок при регламентации процессов – недостаточность собранной информации или ее недостоверность. Ошибка приводит к тому, что важные элементы или условия процесса оказываются не учтены, что может иметь критическое значение на этапе автоматизации, т. к. внесение изменений в процесс на этапе разработки ПО, как правило, трудозатратно и дорого.
В связи с этим крайне важно подключить к регламентации опытных специалистов и обязательно направить регламент на рассмотрение профильным рядовым специалистам, которые могут поделиться существенной дополнительной информацией.
Еще одна типичная ошибка – излишняя формализация. Регламент процесса должен быть лаконичным, понятным и «читабельным» документом. Количество текста должно быть минимальным.
Источник: CFO Russia
